Wie viel Handarbeit steckt in Ihrem Posteingang?
Bestellungen, Rechnungen, Reklamationen, Verträge oder Serviceanfragen erreichen Unternehmen häufig per E-Mail. Die entscheidenden Informationen verteilen sich dabei auf Mailtexte, PDFs, Tabellen, Bilder und gescannte Dokumente.
Damit daraus ein Geschäftsvorgang wird, müssen Informationen bisher häufig gelesen, eingeordnet, geprüft, übertragen und an die richtigen Personen oder Systeme weitergegeben werden. Genau hier setzt Inbound AI an.
Inbound AI macht aus unstrukturiertem Input einen strukturierten, nachvollziehbaren Vorgang.
- E-Mail kommt an
- Dokumente verstehen
- Informationen auslesen
- Regeln & Sicherheit prüfen
- Menschen gezielt einbinden
- Daten an Zielsysteme übergeben
Vorteile mit Inbound AI
Eingangspost, die weiterdenkt
Weniger manuelle Arbeit
Informationen aus E-Mails und Dokumenten werden erkannt und für die weitere Verarbeitung verfügbar gemacht.
Schnellere Prozesse
Relevante Informationen stehen schneller für die nächsten Prozessschritte und Zielsysteme bereit.
Kontrolle statt KI-Blackbox
Regeln, Erkennungssicherheiten und menschliche Prüfungen bestimmen, wann ein Vorgang automatisch weiterlaufen darf.
Schrittweise automatisieren
Starten Sie beispielsweise mit Bestellungen und ergänzen Sie später Reklamationen, Rechnungen oder individuelle Dokumenttypen.
So funktioniert Inbound AI
Von der E-Mail zum automatisierten Geschäftsprozess
Verstehen
Inbound AI betrachtet den Zusammenhang einer Nachricht inklusive Mailtext und geschäftlich relevanter Anhänge und erkennt definierte Dokumenttypen.
Informationen extrahieren
Benötigte Daten wie Bestellnummer, Artikelnummer, Stückzahl oder Lieferdatum werden aus den Dokumenten ausgelesen.
Prüfen & entscheiden
Definierte Regeln und Erkennungssicherheiten entscheiden über die weitere Verarbeitung. Wo eine Entscheidung notwendig ist, wird ein Mensch gezielt eingebunden.
Weiterverarbeiten
Freigegebene Informationen können beispielsweise an SharePoint, Teams, SQL, Business Central oder abgesicherte APIs übergeben werden.
Wo Inbound AI starten kann
Ein Eingang. Viele mögliche Prozesse.
KI dort, wo sie hilft. Menschen dort, wo sie entscheiden.
Inbound AI automatisiert nicht um jeden Preis. Ist beispielsweise eine Pflichtangabe nicht vorhanden oder ein erkannter Wert unsicher, kann eine strukturierte Prüfaufgabe erstellt werden. Prüfende Personen erhalten dabei den Originaleingang sowie die erkannten Dokumente, Werte und Erkennungssicherheiten.
Das macht Inbound AI nachvollziehbar, kontrolliert und sicher.
- Automatisierungen und Verarbeitungsschritte bleiben überprüfbar.
- Menschliche Prüfungen lassen sich gezielt für Ausnahmen vorsehen.
- Anhänge werden unter anderem auf Dateityp, technische Inhaltsmerkmale, Integrität und Schadsoftwarestatus geprüft. Bei unklaren Ergebnissen wird die Verarbeitung angehalten.
In Ihre bestehende Microsoft-Landschaft integriert
Inbound AI integriert sich unter anderem mit:
Microsoft Entra ID
Microsoft Graph
Azure AI Content Understanding
Microsoft Defender for Storage
Azure Blob Storage
Azure SQL
Microsoft Teams
Microsoft SharePoint
Business Central
Welcher Prozess steckt noch in Ihrem Posteingang?
Bestellung, Reklamation oder ein ganz eigener Dokumentenprozess: Lassen Sie uns gemeinsam anschauen, wo Inbound AI bei Ihnen ansetzen kann.
Ihre Ansprechpartnerin:
Juliane Tschierske
Beratung
Datenflüsterin
Kurz gefragt, schnell beantwortet
Was ist Inbound AI?
Inbound AI automatisiert die Verarbeitung eingehender E-Mails und Dokumente. Die Lösung erkennt relevante Inhalte, extrahiert benötigte Informationen und überführt sie kontrolliert in nachgelagerte Geschäftsprozesse und Systeme.
Für welche Prozesse eignet sich Inbound AI?
Inbound AI eignet sich für Prozesse, die mit eingehenden E-Mails und Dokumenten beginnen. Typische Anwendungsfälle sind beispielsweise Bestellungen, Reklamationen, Rechnungen, Verträge oder andere wiederkehrende Dokumentenprozesse.
Werden Vorgänge vollständig durch KI automatisiert?
Nicht zwingend. KI übernimmt Aufgaben wie das Erkennen und Auslesen von Informationen. Definierte Regeln steuern die weitere Verarbeitung. Bei Unsicherheiten oder Ausnahmen können Mitarbeitende gezielt in die Prüfung und Entscheidung einbezogen werden.
Lässt sich Inbound AI in bestehende Systeme integrieren?
Ja. Inbound AI ist für die Integration in bestehende Microsoft-Umgebungen ausgelegt und kann Informationen an nachgelagerte Anwendungen und Systeme übergeben, beispielsweise Microsoft Teams, SharePoint, SQL, Business Central oder abgesicherte APIs.
Wie können wir mit Inbound AI starten?
Am besten starten Sie mit einem konkreten Prozess, der heute noch viel manuelle Arbeit verursacht. Gemeinsam betrachten wir den Eingang, die benötigten Informationen, bestehende Regeln und die gewünschten Zielsysteme und prüfen, wie sich der Anwendungsfall mit Inbound AI abbilden lässt.