SAP-Lizenzmodelle

SAP-Lizenzen folgen je nach Betriebsmodell unterschiedlicher Logik. On-Premises zählt weiterhin Named User in Kategorien wie Professional, Functional und Self-Service. In der Cloud (RISE und GROW) rechnet SAP über das Full User Equivalent (FUE), eine gewichtete Sammelkennzahl. Indirekte Nutzung wird über das dokumentbasierte Digital-Access-Modell lizenziert.

Named User: die klassische On-Premises-Logik

Im On-Premises-Modell erhält jede Person eine benannte Lizenz, klassifiziert nach Nutzungsumfang. Professional User haben breiten Zugriff, Functional User einen engeren Rahmen, Self-Service User arbeiten nur mit eigenen Vorgängen. Wichtig: Nicht klassifizierte Nutzer*innen werden bei einer Prüfung oft als Professional gewertet – ein teurer Automatismus.

FUE: die gewichtete Cloud-Kennzahl

In der Cloud entfällt das reine Zählen einzelner Nutzertypen. Stattdessen fasst das Full User Equivalent verschiedene Nutzungsarten mit unterschiedlicher Gewichtung zu einer Kennzahl zusammen. Das vereinfacht die Verwaltung, verlangt aber ein genaues Verständnis davon, wie Ihre Belegschaft das System real nutzt.

Digital Access: die indirekte Nutzung

Greifen Fremdsysteme auf SAP zu und erzeugen dort Belege, entsteht indirekte Nutzung. Digital Access lizenziert diese nicht über Nutzer, sondern über die Zahl der erzeugten Dokumente wie Bestellungen oder Rechnungen. Wer die relevanten Belegarten kennt, vermeidet Überraschungen.

Der häufigste Fehler: Überlizenzierung

In der Praxis sind viele Landschaften gegen die tatsächliche Nutzung überlizenziert. Eine saubere Klassifizierung anhand realer Nutzungsdaten schafft vor jeder Vertragsverlängerung die beste Verhandlungsposition.

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